每家香港公司必須任命一名居住在香港的合格公司秘書,並且對該法律知識淵博,經驗豐富。
我們通常會協助公司的會員和官員處理以下事項:
協助客戶理解及遵守香港法例的“公司條例”
提醒各種法定截止日期的客戶,並協助他們遵守法定合規並維持法定登記冊
確保代表客戶及時準備並向公司註冊處提交週年申報表
必要時準備和提交必要的公司決議
公司不再需要公司印章,但如果他們這樣做,我們的秘書可以負責其保管和使用
確保公司準確,準時地提交法定信息
公司秘書的工作於公司的方向、管治、行政及管理都是不可或缺的。公司秘書的責任很廣泛,範圍包括行政,例如人事管理、公司帳目管理、籌組股東周年大會、公司業績報告,確保董事局及管理階層的利益申報和披露符合法規、或向董事提出良好的公司管治手法等等。
公司秘書不僅與公司董事、經理及股東緊密合作,還要與政府中各個規管公司經營的部門,交流與溝通:
以香港為例,秘書須與例如公司註冊處、稅務局、證監會及香港交易所等機構溝通。下為部份公司秘書 的工作及職責:
處理及保存公司之法定記錄(如股東名冊、董事名冊等)
安排董事及股東會議,並撰寫會議記錄
呈報公司周年申報表; 辦理股份轉讓、分發、增加資本
辦理更改公司名稱、更改註冊地址、營業地址
辦理任免董事、公司秘書; 辦理更改董事、公司秘書資料
辦理撤銷公司註冊事宜